Lohnmeldepflicht

 

Gesetzliche Grundlagen
§ 145 Abs. 1 lit. e und Abs. 2 StG

 

Weitere Grundlagen

SSK und ESTV (Hrsg.), Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises bzw. der Rentenbescheinigung (Fassung vom 12.05.2015)

 

Inhalt

1             Allgemeines

22             Lohnmeldepflichtige Arbeitgeber

22.1          Grundsatz

 22.2          Ausnahmen

 33             Möglichkeiten zur Pflichterfüllung

 33.1          Elektronisches Lohnmeldeverfahren (ELM)

33.2          Maschinell gedruckte Lohnausweise mit Barcode

 43.3          Lohnausweise ohne Barcode (Formular 11)

44             Frist

45             Quellensteuer

56             Auskunftsstellen

 56.1          Technische Fragen

 56.2          Fachliche Fragen

 

1             Allgemeines

Der Lohnausweis ist eine Bescheinigung des Arbeitgebers in Form eines amtlichen Formulars. Darin hat der Arbeitgeber sämtliche Leistungen an den Arbeitnehmer aufzuführen, die ohne Rücksicht auf die Bezeichnung, unter der sie ausgerichtet wurden (z.B. Lohn, Zulagen, Gratifikationen, Spesenvergütungen), als Einkünfte aus unselbständiger Erwerbstätigkeit im Sinne von § 22 StG zu würdigen sind (siehe § 143 Abs. 1 lit. a StG i.V.m. § 54 VV StG). Ferner müssen auch bestimmte Abzüge wie z.B. Sozialversicherungsbeiträge von diesen Einkünften aufgeführt werden (Martin Zweifel/Sonja Hunziker, in: Zweifel/Beusch, DBG, Art. 125 N. 11). Für den Inhalt des Lohnausweises wird auf die Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises verwiesen.

Mit Inkrafttreten von § 145 Abs. 1 lit. e StG am 1. Januar 2014 haben die Arbeitgeber im Kanton Solothurn die Pflicht, nicht nur wie bis anhin ihren Arbeitnehmenden einen Lohnausweis auszuhändigen, sondern die Lohnausweise ihrer Mitarbeitenden zusätzlich auch dem Kantonalen Steueramt zuzustellen (sogenannte Lohnmeldepflicht). Die Lohnmeldepflicht gegenüber dem Kantonalen Steueramt ändert aber nichts daran, dass die Arbeitgeber ihren Mitarbeitenden wie bisher ein Exemplar des Lohnausweises abzugeben haben (siehe § 143 Abs. 1 lit. a StG), den die Angestellten ihrer eigenen Steuererklärung beilegen müssen (§ 141 Abs. 1 lit. a StG).

 

2             Lohnmeldepflichtige Arbeitgeber

2.1         Grundsatz

Die Lohnmeldepflicht gilt für alle Arbeitgeber (natürliche und juristische Personen), die im Kanton Solothurn Personen im Arbeitsverhältnis beschäftigen. Darunter fallen namentlich:

  • Unternehmen jeglicher Art und Grösse (Einzelunternehmen, Landwirtschafts- und Gewerbebetriebe, Personengesellschaften und juristische Personen), die im Kanton Solothurn ihren Geschäftsbetrieb führen oder hier über eine Betriebsstätte (Filiale, Zweigniederlassung) verfügen; juristische Personen auch dann, wenn nur an ihr beteiligte Personen mitarbeiten;
  • öffentliche Gemeinwesen (Kanton, Einwohner-, Bürger- und Kirchgemeinden etc.) und nicht gewinnorientierte Organisationen (Stiftungen, Vereine etc.);
  • Personen, die in ihrem Privatbereich eigenes Personal beschäftigen, wie Haushaltshilfen, Reinigungs- und Pflegepersonal, sofern nicht nach dem vereinfachten Abrechnungsverfahren abgerechnet wird.

Wenn ein Betrieb kein Personal angestellt hat, besteht keine Lohnmeldepflicht des Betriebes gegenüber dem Kantonalen Steueramt.

Die Meldepflicht gilt auch für die Vergütungen an Aktionäre, Verwaltungs- und Stiftungsräte sowie Gesellschafter von juristischen Personen, die mit dem Einlageblatt 12 oder 18 zur Steuererklärung der Gesellschaft bescheinigt werden. Dafür entfällt die Pflicht, den Lohnausweis dem Einlageblatt beizulegen. Ebenso sind die Löhne von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern, die der Quellenbesteuerung unterliegen, mit dem Lohnausweis zu melden.

2.2         Ausnahmen

Die Pflicht zur Ausstellung eines Lohnausweises und zur Meldung der Lohndaten entfällt dann, wenn der Arbeitgeber oder die Arbeitgeberin kleine Arbeitsentgelte über das vereinfachte Abrechnungsverfahren gemäss Bundesgesetz gegen die Schwarzarbeit (BGSA, SR 822.41) mit den Sozialversicherungen und den Steuern abrechnet (StB SO § 47bis Nr. 1).

 

3             Möglichkeiten zur Pflichterfüllung

Das Gesetz sieht neben dem Einreichen eines Exemplars des Lohnausweises die Meldung auch in anderer Form vor. Heute stehen die folgenden Möglichkeiten offen:

  • Elektronisches Lohnmeldeverfahren (ELM);
  • Maschinell gedruckte Lohnausweise mit Barcode;
  • Lohnausweise ohne Barcode (Formular 11).

3.1         Elektronisches Lohnmeldeverfahren (ELM)

Der Arbeitgeber kann die Lohndaten gemäss Lohnausweis mit dem einheitlichen elektronischen Lohnmeldeverfahren an das Kantonale Steueramt übermitteln. Voraussetzung dafür ist eine vom Verein swissdec (www.swissdec.ch) zertifizierte Lohnbuchhaltung. Damit können die Lohndaten der AHV-Ausgleichskasse, der SUVA und den grossen Versicherern (Unfall- und Krankentaggeldversicherung), dem Bundesamt für Statistik und dem Kantonalen Steueramt elektronisch übermittelt werden.

Die Vorteile von ELM bestehen darin, dass die Lohndaten für die verschiedenen Empfänger nur einmal erfasst werden müssen. Die Datenzuweisung erfolgt über einen Verteiler, wobei jeder Lohndatenempfänger nur jene Daten empfängt, die ihm gemäss gesetzlichen oder vertraglichen Grundlagen zustehen. Druck und Versand eines Exemplars des Lohnausweises an das Kantonale Steueramt erübrigen sich.

In der Schweiz sind heute über 100 swissdec-zertifizierte Lohnprogramme auf dem Markt. Wenn die aktuell betriebene Lohnsoftware eines Arbeitgebers das ELM noch nicht unterstützt, kann dies in der Regel beim Lieferanten der Lohnsoftware abgeklärt werden. Ergänzende Informationen stehen auf der Webseite von swissdec zur Verfügung.

3.2         Maschinell gedruckte Lohnausweise mit Barcode

Der Ausdruck aus einem Lohnprogramm enthält in der Regel einen 2D-Barcode (Beispiel rechts), der die Erfassung und elektronische Verarbeitung erleichtert. Der Barcode ist maschinell lesbar, wenn auf dem Lohnausweis unten links der Hinweis „Signatur ist korrekt“ erscheint.

In der Regel verfügen kleinere Unternehmen über keine eigene Lohnverarbeitungssoftware. Diese haben die Möglichkeit, auf der Webseite der Eidgenössischen Steuerverwaltung die Software „eLohnausweis SSK“ zum Erstellen von Lohnausweisen herunterzuladen (www.estv.admin.ch > Direkte Bundessteuer > Dienstleistungen > eLohnausweis SSK). Das Programm ist unentgeltlich. Es bietet die Möglichkeit, eine beliebige Anzahl Lohnausweise mit Barcode am PC zu erstellen, sie zu speichern, zu drucken und revisionssicher zu archivieren. Es ist mandantenfähig und ermöglicht auch den Import von Daten aus anderen Programmen.

Ein Exemplar des gedruckten Lohnausweises ist der angestellten Person abzugeben. Ein weiteres Exemplar ist vom Arbeitgeber oder der Arbeitgeberin an die folgende Adresse zu senden:

Steueramt des Kantons Solothurn

Abteilung Dienste

Werkhofstrasse 29c

4509 Solothurn

3.3         Lohnausweise ohne Barcode (Formular 11)

Der Lohnausweis kann nach wie vor auf dem Papier-Formular 11 mit dem PC oder von Hand ausgefüllt werden. Auch wenn auf die Installation eines Lohnausweisprogramms verzichtet wird, erleichtert eine Anwendung auf der Webseite der Eidgenössischen Steuerverwaltung das Ausfüllen des Lohnausweises (www.estv.admin.ch > Formulare >
eLohnausweis SSK). Das Formular kann im PDF-Format aufgerufen, auf dem PC gespeichert und ausgedruckt werden. Das Formular enthält keinen Barcode. Es nimmt aber die notwendigen Additionen und Subtraktionen automatisch vor. Die Pflichtfelder sind unbedingt auszufüllen, insbesondere die neue, 13-stellige AHV-Nummer.

Das Papier-Formular 11 (Lohnausweis) ist, ob mit dem PC oder handschriftlich ausgefüllt, durch die ausstellende Person zu unterzeichnen. Eine Kopie des unterzeichneten Lohnausweises ist an die oben ersichtliche Adresse zu senden.

 

4             Frist

Die elektronischen Lohnmeldungen und gedruckten Lohnausweise sind nach Möglichkeit bis spätestens Ende Februar des der Steuerperiode folgenden Jahres an das Kantonale Steueramt zu senden. Die fristgerechte Einsendung resp. Übermittlung ist Voraussetzung für die rechtzeitige Verarbeitung vor dem Beginn der Veranlagungsarbeiten.

 

5             Quellensteuer

In der Regel unterliegen Angestellte ohne Schweizer Bürgerrecht und ohne Niederlassungsbewilligung C der Quellensteuer. Die Arbeitgeber sind verpflichtet, die Beschäftigung von quellensteuerpflichtigen Personen innert acht Tagen nach Stellenantritt zu melden, ihnen die Steuer vom Lohn abzuziehen und monatlich auf dem offiziellen Formular mit dem Kantonalen Steueramt, Abteilung Sondersteuern, Quellensteuern abzurechnen.

Seit dem Jahr 2014 ist die Abrechnung der Quellensteuer auch elektronisch möglich. Die Arbeitgeber und Arbeitgeberinnen können über den Lohnstandard-CH (ELM-QST) die Quellensteuerdaten mit sämtlichen Kantonen in einem einheitlichen und standardisierten Prozess elektronisch abrechnen. Dadurch reduzieren sich der Aufwand und die Gefahr von Übertragungsfehlern stark. Die Quellensteuerdaten werden dabei aus der Lohnbuchhaltung direkt den anspruchsberechtigten Kantonen zugestellt, die anschliessend Rechnung stellen. Die Quellensteuerrechnungen werden den Arbeitgebern weiterhin in Papierform zugestellt. Unter ELM-QST sind die Quellensteuerabrechnungen monatlich vorzunehmen. Die Zahl der auch für ELM-QST zertifizierten Lohnbuchhaltungen hat im Verlauf der letzten Jahre stark zugenommen. Arbeitgeber können bei ihrem Anbieter der Lohnbuchhaltungssoftware abklären, ob die Quellensteuer-Abrechnungen auf elektronischem Wege möglich sind.

Arbeitgebern, die nicht mit ELM-QST abrechnen, steht auf der Internetseite des Kantonalen Steueramtes eine kostenlose Webanwendung zur Verfügung, mit der die Erstellung der Quellensteuer-Abrechnung vorgenommen werden kann. Mit dieser Anwendung können Arbeitgebende über eine gesicherte Verbindung die Quellensteuerabrechnung im Kanton Solothurn unabhängig von ELM-QST online einreichen. Die Anwendung mit einer Anleitung kann auf der Webseite des Steueramtes (www.steueramt.so.ch / Sondersteuern/ Quellensteuern / Online Quellensteuer-Abrech­nung) aufgerufen werden.

 

6             Auskunftsstellen

6.1         Technische Fragen

Technische Fragen zur Lohnsoftware sind direkt an den Softwarelieferanten zu richten. Das Steueramt kann keine Auskünfte zu technischen Fragen erteilen.

Technische Fragen zum eLohnausweis SSK können an die DV Bern AG gestellt werden (siehe eLohnausweis SSK/Support; E-Mail: support-elohn-skk@dvbern.ch).

6.2         Fachliche Fragen

Das Steueramt ist für die Beantwortung von fachlichen Fragen zuständig. Diese sind zu richten an: